Viáticos: lo que sí y lo que no deben cubrir

Los viajes de trabajo implican una serie de gastos que generalmente son cubiertos por la empresa mediante una política de viáticos. Sin embargo, no siempre está claro qué conceptos deben incluirse y cuáles corresponden al colaborador.

Contar con lineamientos claros ayuda a evitar malentendidos, facilita la comprobación de gastos y mejora la experiencia de quienes viajan por motivos laborales.

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son los recursos económicos que una empresa proporciona a colaboradores para cubrir los gastos necesarios durante un viaje de trabajo.

Cada organización establece sus propias políticas, montos y procedimientos, por lo que es recomendable consultarlas antes de realizar el viaje.

Lo que normalmente sí cubren los viáticos

Aunque puede variar según la empresa, estos son algunos de los gastos que comúnmente se incluyen:

Transporte

• Boletos de avión
• Autobús
• Taxis o aplicaciones de movilidad
• Casetas y estacionamientos
• Combustible
• Arrendamiento de autos

Hospedaje

Se cubre el alojamiento durante el periodo del viaje, respetando las políticas y presupuestos establecidos por la empresa.

Alimentación

Las empresas asignan un monto diario para cubrir desayunos, comidas y cenas.

Gastos relacionados con la actividad laboral

También pueden incluirse gastos indispensables para cumplir con el objetivo del viaje, como:

• Acceso a eventos o congresos.
• Materiales de trabajo.
• Internet, cuando sea necesario para las actividades laborales.

Lo que normalmente no cubren los viáticos

Existen gastos que, por lo general, no forman parte de una política de viáticos, entre ellos:

• Compras personales.
• Souvenirs.
• Bebidas alcohólicas.
• Gastos de familiares o acompañantes.
• Actividades recreativas no relacionadas con el viaje.
• Multas de tránsito.
• Consumos extraordinarios fuera de las políticas de la empresa.

Por eso, antes de realizar cualquier gasto, es recomendable revisar qué conceptos requieren autorización previa.

¿Cómo evitar problemas con los viáticos?

Una buena política de viáticos deber establecer claramente:

• Montos máximos por concepto.
• Gastos autorizados.
• Procedimiento para comprobación.
• Plazos para entregar facturas o recibos.
• Casos que requieren autorización adicional.

Esto brinda certeza tanto a la empresa como a los colaboradores.

¡Éxito en tu viaje!